Zwei Jahre Entwicklung und viele hunderte Tassen Kaffee

04.03.2021
Zwei Jahre Entwicklung und viele hunderte Tassen Kaffee

Vulcavo revolutioniert die Eigentümerversammlung

smarteins ist seit 2018 als Start-up für Web- und Software-Entwicklung im Kölner Raum aktiv. Seit 2019 arbeitet das Unternehmen bereits an einer Software-Lösung für die Branche der Immobilienverwalter. Das Ziel: die Digitalisierung von WEG-Versammlungen maßgeblich voranzutreiben. Angefangen bei der Einladung über die Durchführung bis hin zu automatisch generierten Protokollen. Nun ist die Lösung da.

Die historischen Abläufe der WEG-Versammlung funktionieren seit Jahrzehnten auf dieselbe Art und Weise. Einmal jährlich treffen sich alle stimmberechtigten Wohnungseigentümer und stimmen über Beschlüsse hinsichtlich der Verwaltung des gemeinschaftlichen Wohneigentums ab. Bisher zumeist per Handzeichen oder Stimmzettel. Mit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber interessante Möglichkeiten geschaffen, die Eigentümerversammlung zu digitalisieren. 

Alle Prozesse auf einen Klick

Vulcavo präsentiert sich als neue Software-Lösung für digitale Eigentümerversammlungen. Entwickelt im Austausch mit erfahrenen Immobilienverwaltern. Sämtliche Prozesse, von der Abstimmung, über die Auswertung bis hin zur Protokollierung, werden digital abgebildet.
Einladungen, die bisweilen einzeln im E-Mail-Verteiler oder per Post verschickt wurden, sendet Vulcavo automatisch und pünktlich an alle Teilnehmer. Dabei beinhaltet die Einladung alle relevanten Details, wie Tagesordnung, Anhänge und Zugangsdaten für Eigentümer. Sobald die Versammlung beginnt, werden Verwalter und Eigentümer Schritt für Schritt durch die Tagesordnung geführt. Alle Anwesenden verfügen zu jeder Zeit über die benötigte Informationsgrundlage, um entsprechend zu partizipieren.
Die Digitalisierung der Abstimmung spielt bei Vulcavo eine besonders große Rolle. Denn bislang wurde bei einer Versammlung händisch oder per Stimmzettel abgestimmt. Die Auszählung der Ergebnisse erfolgte im Anschluss. Ein bewährter Prozess, der allerdings ein gewisses Fehlerpotenzial birgt und wertvolle Zeit kostet. Die Software bietet dafür die passende Lösung. Abstimmung und Ergebnis-Auswertung erfolgen in Echtzeit. Neben den herkömmlichen Abstimmungen gilt dies auch für Geschäftsordnungsbeschlüsse. Doch nicht nur die digitale Abstimmung macht diese Software besonders. Die Teilnahme an Versammlungen ist von überall aus möglich, ganz gleich, ob Sie als Eigentümer oder als Bevollmächtigter handeln.
Automatisch erzeugte Protokolle im Nachgang der Versammlung sind ein weiterer Vorteil. Die praktische Export-Funktion ermöglicht es dem Hausverwalter die gesamte nötige Nachbereitung auf Knopfdruck zu erledigen. Auf das Jahr gesehen, ergibt sich daraus eine große Zeitersparnis. 

WEG-Reform 2020 bietet interessante Möglichkeiten

Das ursprüngliche Wohnungseigentümergesetz stammt aus dem Jahre 1951 und wurde erst mit der WEG-Reform 2020 maßgeblich verändert. Bis hierhin wurde eine physische Präsenz des Eigentümers auf einer Versammlung vorausgesetzt.
Seit dem 1. Dezember 2020 dürfen Eigentümer Online an einer Präsenzversammlung teilnehmen. Voraussetzung dafür ist ein vorhergehender Beschluss der Eigentümer, dass dies ermöglicht werden soll. Ist dieser Beschluss gefasst, steht der digitalen WEG-Versammlung nichts mehr im Wege.
Mit Vulcavo existiert nun auch die passende Software, um per Video-Konferenz an Versammlungen teilzunehmen und abzustimmen. Entwickelt wurde Vulcavo ursprünglich zur Digitalisierung von Präsenzversammlungen. Im Zuge der WEG-Reform 2020 wurde die Software um Online-Abstimmungen und viele weitere Features erweitert. Somit ist auch das Modell der Hybrid-Versammlungen möglich.

Als Verwalter …
… müssen Sie sich weniger Sorgen um Räumlichkeiten und Kontakt-Richtlinien machen. Gestalten Sie die Versammlung einfach mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme flexibel im Hybrid-Modell. Zudem werden Diskussionen und Erörterungen stets sachlich und unaufgeregt. Der Hausverwalter entscheidet, wann und wem der Reihe nach, das Wort erteilt wird. Abstimmung, Auswertung und Nachbereitung passieren nun digital und transparent. Weder Handzeichen noch Zettel sind nötig. Das Fehlerpotenzial wird minimiert. Beschlussniederschrift & Beschlusssammlung können sofort und in Ihrem individuellen Design exportiert werden.

Als Eigentümer …
… brauchen Sie an der WEG-Versammlung nicht mehr physisch teilzunehmen. Egal ob vor Ort, von zu Hause oder aus dem Urlaub: Sämtliche Reisen und damit verbundene Zeit und Kosten und fallen weg. Über die Software können Sie einfach und sicher von einem Ort ihrer Wahl abstimmen. Die Ergebnisse stehen in Echtzeit zur Verfügung. 

VDIV-Mitgliedschaft und Demos in Serie

Mit der digitalen Lösung für Eigentümerversammlungen hat Vulcavo auch den Verband Deutscher Immobilienverwalter (VDIV) überzeugt. Gemeinsam mit seinen Landesverbänden zählt die Gemeinschaft über 3.000 deutschlandweit aktive Unternehmen. In Summe verwalten diese mehr als 7,2 Millionen Wohnungen. Eine Mitgliedschaft beim VDIV zählt als Gütesiegel für professionelle Verwaltungsarbeit und stellt für Vulcavo eine essenzielle Kooperation dar. Vom Verband hat man grünes Licht bekommen, um den Arbeitsalltag der Mitglieder mithilfe der Software zu vereinfachen.
Zurzeit sind die Terminkalender bei smarteins gefüllt mit Demo-Terminen. Verwalter und Eigentümer werden dabei im Einzelgespräch kostenfrei durch die Funktionen des Tools geführt und können sich selbst von dem neuen Produkt überzeugen.

Text und Grafik: smarteins GmbH

Kontakt:

Vulcavo ist eine Softwarelösung der smarteins GmbH
Alte Ziegelei 2-4
51491 Overath
Tel.: 02204 300 25 24
Web:  www.vulcavo.de und www.smarteins.de
Mail: mail@997e97aa1d39409ea7d5a85cdea14e33vulcavo.de

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