Digitale Projektarbeit – jetzt in die Zukunft investieren

22.04.2020
Digitale Projektarbeit – jetzt in die Zukunft investieren

Positiv in die Zukunft – Teams & Aufgaben digital organisieren
Krisenfest und zukunftsgerichtet. Ein junges Unternehmen aus Bergisch Gladbach erklärt, wie Firmen die Quarantäne nutzen können, um digital und flexibel zu werden sowie in Zukunft davon zu profitieren.
Ein Gastbeitrag der smarteins GmbH, ergänzt durch die RBW.

Digitale Projektarbeit – jetzt in die Zukunft investieren

Sonntagnachmittag kam der Anruf – ab sofort wird von Zuhause gearbeitet. Abends wurden daraufhin schnell PCs, Bildschirme und Telefonanlage in der Firma abgebaut und zu Hause montiert. Für unser lokales Start-up smarteins mit zehn Mitarbeitern war der erste Schritt getan.

Homeoffice ist nun die vorherrschende Arbeitsform, zumindest in den Bereichen, in denen das geht. Aber Homeoffice ist eigentlich nur die Endstufe des digitalen Arbeitens. Für viele Führungskräfte geht es nach erfolgreicher technischer Ausstattung nun um folgende Fragen: Wie verwalte ich alle Aufgaben? Wie betreue ich weiterhin meine Kunden? Wie manage ich meine Mitarbeiter?

Als junges, digitales Unternehmen traf uns die Krise verhältnismäßig spät. Große Kunden aus dem Bereich Messebau und Event sind zuerst weggebrochen, danach haben sich weitere Aufträge verzögert. Alle Firmen wollen selbstverständlich jetzt ihre Liquidität sichern, viele bangen um ihre Existenz.

Schnell wussten wir, um zu überleben müssen wir weiterdenken. Daraufhin haben wir unser Geschäftsmodell erweitert: Wir möchten andere Firmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse ebenfalls zu digitalisieren. Darum entwickeln wir nun für unsere Kunden passgenaue Konzepte.

Denn digitales Arbeiten war für uns niemals als Krisenschutz gedacht, sondern als „Digital-Natives“ von der Gründung des Unternehmens an selbstverständlich für uns. Digitalisierung bedeutet für uns effizientes und wirtschaftliches Arbeiten. Ohne digitales Projektmanagement wäre unser Start-up nach nur zwei Geschäftsjahren nie so erfolgreich und stabil, wie es jetzt ist.

Digital sein, das kann jeder

Digitalisierung beginnt im Kopf. Umdenken ist erforderlich, um die Dinge mal von einer anderen Perspektive zu betrachten. Wir fragen uns täglich, wie können wir diesen Prozess noch effizienter gestalten?

Ausschnitt virtuelle Badausstellung der Nowak GmbHBild vergrößern
Ausschnitt virtuelle Badausstellung
der Nowak GmbH

Wir arbeiten derzeit beispielsweise an einer App für das Krav Maga Institut, mit der die Sportler ihr Selbstverteidigungstraining nun von Zuhause üben können – damit ermöglichen wir den aktiven „kontaktfreien Kontaktsport“. Eine virtuelle Badausstellung für die Firma Nowak in Bergisch Gladbach macht die Badplanung am Telefon für Kunden und Mitarbeiter ganz einfach. Denn auch Handwerker können viele Arbeitsprozesse digitalisieren und so auch jetzt für ihre Kunden da sein. Es geht nicht nur darum, das Homeoffice einfacher zu machen oder kurzfristige Maßnahmen zu treffen. Die Digitalisierung ist eine Chance, die langfristig jedes Unternehmen angehen muss.

Wir von smarteins glauben, dass es für jedes Unternehmen die richtige Lösung gibt, um effizienter und wirtschaftlicher zu Arbeiten. In der Krise dadurch einen Schritt voraus zu sein, ist daher nur ein Pluspunkt neben vielen weiteren Vorteilen. 

Tools für das Homeoffice machen die Arbeit wirklich digital

Wie beginne ich mit der Digitalisierung meiner Prozesse? Aller Anfang ist gar nicht so schwer. Die erste große Herausforderung besteht darin, seine Mitarbeiter jetzt von Zuhause zu managen. Wir nutzen für allgemeines Projektmanagement und Aufgabenüberwachung zum Beispiel ein Tool, das für bis zu 15 Mitarbeiter nicht nur kostenlos, sondern auch schnell zu erlernen ist.

Der zeitliche Aufwand, um das Tool einzurichten und zu etablieren, ist vergleichsweise gering. Es ermöglicht nicht nur die Aufgabenverwaltung, sondern auch das Nachverfolgen von Arbeitszeiten und das Überprüfen der Mitarbeiterauslastung. Es stärkt die Motivation und macht Informationen für alle zu jederzeit erreichbar. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass es lange Meetings überflüssig macht. Wir schätzen das Tool sehr. Es hilft jedem Mitarbeiter, den Überblick zu behalten.

Dieser Aspekt ist natürlich auch für unsere Kunden sehr wichtig, welche ebenfalls von einer sauberen und strukturierten Arbeit profitieren. Bei uns wird nichts auf Zetteln notiert und dann vergessen, da alle Informationen und Aufgaben strukturiert, digital abgebildet sind. Dadurch sind diese auch für andere Mitarbeiter sichtbar, falls jemand krank wird. 

Die Zeit ist genau richtig – staatlichen Zuschuss von bis 70% erhalten

Die Krise trifft die Kleinen und die Großen gleichermaßen. Zusammenhalten ist daher besonders wichtig. Bei der Digitalisierung geht es nicht darum, mal eben eine Software runterzuladen und schon ist ein Unternehmen digital aufgestellt. Vielmehr geht es darum, Prozesse zu optimieren, Aufgaben und Informationen zu dezentralisieren, flexibel und agil zu werden, um dann gestärkt aus so einer wirtschaftlichen Krise hinaus zu gehen.

Unternehmen können sich dafür übrigens 70% Zuschuss bzw. eine Fördersumme von bis zu 25.000 Euro vom Staat sichern. Digitale Beratungsunternehmen helfen bei der Antragsstellung. Wir möchten Unternehmer, Handwerker und Einzelhändler animieren, jetzt in die Digitalisierung zu investieren und klären auch gerne alle Fragen rund um das Thema.

Zum Förderprogramm go-digital und anderen Programmen berät Sie die RBW. Ihr Ansprechpartner ist Slawomir Swaczyna, E-Mail: swaczyna@a8bdf88922104dd98c4226ec863dc8c6rbw.de, Tel.: 02204/9763-15

Autorin: Corinna Klaus, smarteins GmbH
Fotos: smarteins GmbH

Aufruf der RBW

Wir möchten von Ihnen wissen, wie es um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bestellt ist. Waren Sie bereits gut aufgestellt, so dass Ihre Prozesse auch in Corona-Zeiten normal weiterlaufen? Haben Sie jetzt in die Digitalisierung investiert, nicht nur in Homeoffice? Wie sind Ihre Erfahrungen? Wo benötigen Sie Unterstützung?

Schreiben Sie einen Kommentar, schicken Sie uns eine Mail an ratte@9199ae1a5fad4fc6b7bc4c30f69b39c2rbw.de oder melden Sie sich im konkreten Bedarfsfall direkt bei Ihrem Ansprechpartner der RBW: Slawomir Swaczyna, E-Mail: swaczyna@6b7287e1279c4813a3cdf0fc0139fc76rbw.de, Tel.: 02204/9763-15.

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