Der Kühlschrank, der zum „Kanban-Board“ wird – Geschichten aus dem Home-Office

26.03.2020
Der Kühlschrank, der zum „Kanban-Board“ wird – Geschichten aus dem Home-Office

Ich arbeite schon lange regelmäßig auch von zu Hause aus. Arbeiten im Home-Office ist mir vertraut.
Dachte ich. Letzte Woche Montag habe ich meine Sachen gepackt und bin quasi ins „Home-Office-auf-unbestimmte-Dauer“ gezogen. So wie sehr viele Beschäftigte aktuell.
Erstaunlich schnell stelle ich fest, so wie sonst funktioniert das jetzt nicht mehr. Am zweiten Tag ist da schon dieses komische Gefühl, abgeschnitten zu sein. Wie kann das sein, frage ich mich? Aber wir sind einfach sehr soziale Wesen und das macht sich schnell bemerkbar. Letztlich ist es eine menschliche Reaktion. 
Fairerweise muss man sagen, ist das gerade alles andere als eine gewöhnliche Situation für uns alle.
Denn auch nach dem Zuklappen von meinem Laptop ziehe ich nicht ins nächste Café, den Biergarten, das Kino oder sonst wohin mit Freunden. So wie alle anderen auch nicht. Wir werden ein Stück weit auf uns selber zurückgeworfen. 
Ich bin ein strukturierter Mensch, schon immer gewesen. Das kann manchmal nützlich sein. An Tag 3 ist es soweit und ich hole Moderationskarten, Stifte sowie Post-it‘s hervor. Ich beschließe, ich brauche eine Struktur für meine Tage, sonst geht das hier den Bach runter und ich gleich mit. Ich entwickele also so etwas ähnliches wie mein persönliches „Kanban-Board“ für den Hausgebrauch.

Wie sieht diese Struktur aus?

Der Tagesplan

Die Kühlschrank-Vordertür wird umfunktioniert zum aktuellen Tagesplan. Dieser ist so unterteilt:
- To do’s für diesen Tag
- „Work in progress“
- „Wissen“
- „Praxis“
Daneben enthält mein Tagesplan die Punkte „stay connected“ sowie „stay healthy“.

Auf der Kühlschrankseite rechts ist mein „To-Do Speicher“, unterteilt in „zeitnah“ und „hat Zeit“.

Gegenüber von meinem Kühlschrank ziert die weiße „LIATORP-Vitrine“ eines namhaften schwedischen Möbelherstellers meine Küche. Darin ist das Geschirr beheimatet, allerdings halten die Vorderseiten der Türen jetzt als mein „Ideen- und Themenspeicher“ her. Dieser Speicher hat die identischen Punkte wie mein Tagesplan am Kühlschrank. Nur klebt hier anstatt dem Punkt „To-do’s“ der Punkt „Corona-Ideen“.

Was bedeuten die einzelnen Punkte?

  • „Work in progress“: Projekte und Themen, die in der Zukunft liegen und weiterentwickelt werden.
  • „Corona-Ideen“: Aus jeder Krise entstehen neue Ideen. Das werden viele von Ihnen bestimmt schon festgestellt haben. Diese finden hier ihren Platz. Ob sie Bestand haben werden wird sich zeigen.
  •   „Wissen“: Worin will ich mich schlau machen? Was liegt vielleicht schon länger auf meinem Schreibtisch und ich bin noch nicht dazu gekommen. All diese Punkte habe ich hier gesammelt, wie zum Beispiel Storytelling. Podcasts, Webinare oder weitere Online-Angebote zu diversen Themen kleben hier ebenfalls.
  • „Praxis“: In was will ich fitter werden, was praktische Übung erfordert, wie zum Beispiel das Tool „Canva“ oder ein Schnittprogramm für Videos. 
  • „Stay connected“: Hier kleben Namen von Menschen aus meinem privaten und beruflichen Umfeld. Sich in Kontakt fühlen ist ein bedeutender Punkt und es kann helfen, sich das konkret vorzunehmen sowie aktiv zu gestalten. 
  •   „Stay healthy“: Sehr wichtig in solchen Zeiten. Es geht nicht nur um die körperliche Gesundheit, sondern auch um die mentale. Was kann ich jeden Tag machen, damit es mir gut geht? Dort kleben Zettel wie Yoga-DVD, Online-Training von meinem Fitness-Studio, Online-Konzerte, Malen, Schreiben, usw.

Wie funktioniert das Ganze?

Durch meinen Tagesplan am Kühlschrank unterteile ich meinen Arbeitstag in verschiedene Bereiche: Die To-Do’s beinhalten Tätigkeiten für den jeweiligen Tag, die in der aktuellen Situation anstehen, wie Mails, Texte schreiben, Recherche, Internes, usw.
Ansonsten klebe ich immer ein Post-it aus den Bereichen „Work in progress“, „Wissen“, „Praxis“, usw. vom Themenspeicher an den Tagesplan, also von der Vitrine an den Kühlschrank. Je nachdem was ansteht und wie umfangreich die Punkte sind, hat nicht jeder Bereich immer auch ein Post-it. Natürlich geht der Tagesplan nicht jeden Tag auf. Auch das ist in Ordnung. Flexibilität muss schonmal sein, sage ich mir. Letzten Endes geht es mir persönlich darum, meinen Tagen im Home-Office eine Struktur zu geben und diese Herausforderung, die in dieser Zeit in sehr unterschiedlicher Form an uns Menschen gestellt wird, dennoch gut zu gestalten.

Ihnen ist es bestimmt schon aufgefallen. Ein weiteres Thema schwingt hierbei unweigerlich mit. Die Thematik der Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatem und wie jeder damit für sich umgehen will. Ich gehöre zu denjenigen, für die es in Ordnung ist, wenn die Grenzen auch mal nicht ganz klar sind. Glücklicherweise verfüge ich über eine gewisse Portion Selbstdisziplin, die es in dem Fall braucht. Es ist und bleibt jedoch ein höchst individuelles Thema und jeder von uns geht anders damit um. Das ist auch völlig in Ordnung so.

Wie bleiben wir in Kontakt?

Wir geben es zu. Wir waren bislang, zumindest in Sachen interner Kommunikation, noch ziemlich analog unterwegs. Wenn das Team klein ist, dann ist der berühmte Zuruf über den Flur auch meist der effizienteste Kommunikationsweg. Das sieht jetzt anders aus. Nach ein paar gescheiterten Versuchen und Auseinandersetzungen mit der Technik sind wir jetzt – neben dem guten alten Telefon – auch über Skype in Kontakt. Es tut gut, die Gesichter der Kolleginnen und Kollegen wieder einmal vor sich zu sehen. Auch wenn die Verbindung nicht immer rund läuft, ich finde es spannend, sich hier gemeinsam heranzutasten und neue Wege der Kommunikation auszuprobieren. Und wer weiß, was diese Erfahrung Positives für unser Team mit sich bringt.

Wie gestalten Sie die Arbeitsorganisation in Ihren Unternehmen? Wie haben sich Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe verändert? Wie bleiben Sie in Kontakt mit den Kollegen? Wie meistern Sie die Herausforderung mit Kind und Job in diesen Zeiten? Wir wollen Inspirationen rund um die Themen Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit und Zusammenhalt sammeln, um uns gegenseitig zu unterstützen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören! Ob via Social Media, per Mail, per Telefon, Skype oder Zoom …. wir sind da inzwischen ziemlich offen ;- )

Autorin (mit Link zum RBW-Team zur Kontaktaufnahme):

Bianca Degiorgio, RBW-Projektleiterin für Fachkräftemarketing und Fachkräftesicherung

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