Homeoffice in Zeiten von Corona

14.04.2020
Homeoffice in Zeiten von Corona

Ein Gastbeitrag der epco GmbH aus Rösrath

Unfreiwillige Realität und ungewohnte Herausforderung - Homeoffice...

...stellt momentan einen großen Teil der Nation auf den Kopf.

Wie Sie in dieser Situation einen kühlen Kopf bewahren, zu effektiven Ergebnissen gelangen, nicht vereinsamen und auch noch Spaß bei der Sache behalten: Dazu haben wir von der epco Ihnen Tipps und hilfreiche Links zusammengestellt. Auch Geschäftsführer sind herzlich eingeladen, den Artikel zu lesen. Vielleicht finden Sie ja den ein oder anderen Hint für sich selbst oder Ihre Mitarbeiter. Lassen wir uns alle doch von dieser herausfordernden Zeit dazu antreiben, Neues zu lernen und den Horizont zu erweitern.
Es wird also spannend diese Woche und wir freuen uns, wenn Sie unseren Beitrag fleißig lesen, liken und teilen, damit dieser Blogpost so vielen Menschen wie möglich Nutzen stiften kann.

Es ist doch so, wir alle, die im Homeoffice “gestrandet” sind, können uns glücklich schätzen. Unser Job ist (erstmal) sicher. Wir werden weiter bezahlt und müssen weder mit Horden von Menschen kämpfen (aufgrund von Klopapier und Dosen, und Desinfektion-Rationierungen), noch uns in wirklich große Gefahr im pflegenden Kontakt von infizierten Patienten begeben. Zu sehen, was andere leisten, rückt die eigenen Herausforderungen (hoffentlich) in die richtige Perspektive. Nichts desto trotz sind diese Herausforderungen real und müssen bewältigt werden. Beruhigend in dieser Situation zu wissen: Sie sind nicht alleine! Eine Unmenge an Leuten arbeitet ab sofort im Homeoffice, auch wir von der epco.
Geben Sie sich Zeit. Und wenn Sie Hilfe und Unterstützung benötigen, fragen Sie Ihren Arbeitgeber. Diese sind dazu verpflichtet Ihnen Hilfestellung und Unterstützung zu geben.

Hilfe in Form von Homeoffice-Leitlinien und einem Team Kodex 

  • Besprchen Sie die Antwortzeiten von Mails. Wenn Sie sonst die Kollegen sehen, die gerade in Meetings sitzen, ist es von Zuhause doch schon schwieriger einzuschätzen, wann jemand in einer Besprechung steckt.
  • Thema Arbeitszeiterfassung: Arbeiten alle “nur” ortsunabhängig oder arbeitet jeder auch zeitunabhängig. D.h. sind alle zur selben Zeit anwesend oder arbeitet evtl. auch eine Kollegin / ein Kollege abends, wenn die Kinder im Bett sind. Dies würde bedeuten, dass Ihnen nicht zeitnah auf Ihre Mail vom Vormittag geantwortet werden kann.
  • Teamcall 1x pro Woche zu einer fixen Zeit. So kann der Arbeitsfortschritt ausgetauscht und Aufgaben neue verteilt werden. 
  • Tägliche Updates von den persönlichen Kalendern (hier werden ggf. erweiterte Freigaben nötig, als die bisherigen. So kann eingesehen werden, wer wann und wo an- bzw. abwesend ist.) 
  • Auch ungewöhnlichen Ideen kann hier Raum gegeben werden, z.B. dass man einen virtuellen Meetingraum bereitstellt und sich von 14:00 - 14:30 Uhr zur gemeinsamen virtuellen Kaffeepause trifft. 
  • Für Geschäftsführer kann es in Zeiten, wo alle seine Mitarbeiter im Homeoffice stecken, interessant sein diese 1x pro Woche zu kontaktieren. So gibt es einen Einblick in die aktuelle Aufgabenauslastung und die Geschäftsführung kann anfallende Fragen beantworten und Kapazitäten neu vergeben. Außerdem fördert es die Zusammenarbeit zwischen Team/Mitarbeiter und Chef, weil sich der Mitarbeiter als Individuum in dieser schwierigen Zeit wahrgenommen fühlt. 

Wir alle müssen uns an die neue Situation erst gewöhnen (auch der Arbeitgeber) und das braucht Zeit. Um als Arbeitgeber auf dem neusten Stand bezüglich der rechtlichen Lage in dieser außergewöhnlichen Situation zu sein, stellt Ihnen KPMG Law alle aktuellen Fakten zur Verfügung. Sei es zum Thema Schutzmaßnahmen, Kurzarbeit, “Force Majeur”, Darlehensanfragen, staatliche Liquiditätshilfen, Exportgarantie und vielen weiteren Themen.

Fakt ist: Homeoffice bietet für uns alle neue Möglichkeiten und vielleicht wird am Ende dieser Phase auch der ein oder andere sagen: “Danke für den Test, aber Homeoffice ist für mich nichts”. Und das ist ok, nicht für jeden wird Homeoffice am Ende das Mittel der Wahl sein. Nicht alle Arbeitgeber werden überzeugt sein, auch nach der Krise Homeoffice weiter anzubieten. Aber das ist heute Zukunftsmusik. Jetzt gilt es, sich erstmal damit zurecht zu finden.

Welcher Typ sind Sie?

Nun haben Sie hoffentlich einen halbwegs bequemen Stuhl gefunden, einen Tisch zum aktuellen Schreibtisch umfunktioniert, die Kinder sind (hoffentlich geräuscharm) betreut und das Internet fließt… Glückwunsch, die ersten Hürden haben Sie hervorragend gemeistert. Bleibt nur noch die Frage - Wie mache ich Homeoffice effektiv? 

Vielleicht sind Sie der Typ “schlurfender Pyjama-Zombie” und haben es gerade so aus dem Bett im Pyjama auf die Couch geschafft. Oder Sie sind eher der Typ “klassische Morgenroutine” und sitzen zur gewohnten Zeit, ordentlich im Business Outfit an Ihrem Küchen-/Bürotisch. Oder Sie sind eine Mischung aus beiden, sitzen zwar ordentlich gekleidet, aber dennoch gemütlich auf der Couch. Alles ist erlaubt, solange Sie nicht im (visuellen) Meeting stecken und sich dabei wohlfühlen. Vielleicht kommt noch die ein oder andere zusätzliche Herausforderung auf Sie zu, z.B. dass Ihnen Homeoffice eher schwer fällt und gar nicht so liegt, weil Sie eher zerstreut sind und sich leicht ablenken lassen. Vielleicht haben Sie sogar ADHS. Hilfreiche Tipps hierfür gibt es in dem tollen Podcast von “passion & profit” zu ADHS im Homeoffice

Seien Sie beruhigt, wir Menschen sind verschieden. Es ist also okay, sich zu Homeofficezeiten nicht Business-like zu geben, wie im Büro. Wichtig dabei ist nur sich selbst nicht aus den Augen zu verlieren. Regelmäßige Bartpflege, Haare kämmen, Tageshygiene,... hat z.B. noch nie geschadet. Sie wollen Ihre Kollegen bei einem etwaiigen Videocall doch nicht verschrecken, ganz nach dem Motto: Wer ist dieser Yeti?
Nichts desto trotz dürfen Sie sich treu bleiben. Schauen Sie, welchem Typ Sie am besten entsprechen und richten Sie sich für Sie komfortabel ein. Nichts ist wichtiger als sich selbst eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Ob das jetzt best dressed ist oder im Schlafanzug spielt (erstmal- bis der Videocall kommt) keine Rolle. Wenn Sie sich gut fühlen, wird Ihnen die Arbeit leichter von der Hand gehen und Sie werden sich besser fokussieren können.

Hier landen wir direkt bei den essentiellen best-dos fürs Homeoffice

  • Legen Sie sich einen Rückzugsort fest. Nichts hindert mehr, als ein Raum voller Ablenkungen (ob diese jetzt im Rahmen von anderen Familienmitgliedern, der wartenden Hausarbeit, etc sind, spielt dabei keine Rolle- sie lenken ab).
  • Erstellen Sie sich eine Struktur. Wichtig hierbei ist Pausen einzuplanen. Erstellen Sie sich eine Tages To-do Liste und setzen Sie sich klare Ziele. Ich sage nur: Fokussieren und Priorisieren. Das macht es einfacher für Sie Erfolgserlebnisse messbar zu machen, unabhängig vom Lob des Chefs oder der Anerkennung anderer. Planen Sie sich für jedes To-do feste Zeitabschnitte ein. Und das wichtigste: Planen Sie auch eine fixe Zeit ein, wann Feierabend gemacht wird. Sie sollten keine Arbeit “mit nach Hause nehmen”. Homeoffice verleitet zu Mehrarbeit, die zwar in moderatem Rahmen durchaus gewünscht und sinnvoll ist, aber bei Überreizung auch schnell zu Erschöpfung und Burnout führen kann. Keiner von uns weiß, wie lange diese Phase andauern wird und so ist es wichtig, uns auch unsere Kraft- und Kapazitäts Ressourcen einzuteilen. Last but not least: Werten Sie Ihren Tag / Ihre Woche aus. So haben Sie vor Augen was auf kommende To-dos muss und können aktiv messen und sehen, in welchen Bereichen Sie bereits erfolgreich waren.
  • Suchen Sie aktiv den virtuellen Kontakt zu Ihren Kollegen. Keiner möchte im Homeoffice vereinsamen. Dies kann über Video Calls, Telkos, Chat, Mail und Videokonferenzen passieren. Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, ganz nach dem Sprichwort: Gemeinsam sind wir stark. 

Das bringt mich direkt zum nächsten Thema: Richtiger Umgang in Videokonferenzen

Auch hier gibt es Tipps und Kniffe, wie Sie sich wohler vor der Kamera fühlen können, z.B.:

  • Wählen Sie die richtige Umgebung (das Schlafzimmer oder Kinderzimmer sind sehr private Räume und eher ungeeignet für einen Call mit dem Chef / Team.)
  • Achten Sie auf gute Lichtverhältnisse, den Kollegen wird es leichter fallen sie wahrzunehmen, wenn sie Sie auch gut sehen.
  • Achten Sie auch auf gute Tonverhältnisse. Wenn die Kollegen jedes Wort von Ihnen erraten müssen, macht das einen Call extrem zähflüssig. 
  • Dasselbe gilt für das Bild: Wenn Ihre Kollegen Ihren Kopf mit Hals sehe, reicht das vollkommen aus. Wenn die Kollegen aber einen abgeschnittenen Kopf und nur das Dekoltee sehen, kann das zu ungewollten Irritationen führen.
  • Wichtig ist auch, dass Sie authentisch mit Unterbrechungen umgehen. Vielleicht kommt ein Kind ins Zimmer / Meeting geplatzt, vielleicht klingelt das Telefon und Tante Gertrude ist am Telefon und möchte plaudern. Kann passieren. Sie sitzen schließlich nicht im Büro. Reagieren Sie besonnen und angemessen. 
  • Und falls Sie der Chef/Teamleiter/Gesprächsmoderator sind, denken Sie daran, alle Mitarbeiter aktiv in den Call einzuspannen. Die Mitarbeiter werden eventuell verunsichert sein, wer am Gesprächszug ist und Menschen die sowieso eher still sind, gehen gerne in Calls unter. 

So vermeiden Sie Stagnation und Langeweile

Vielleicht werden Sie irgendwann an den Punkt kommen, wo Sie ergebnismäßig stagnieren oder Ihr Arbeitgeber muss Sie auf Kurzarbeit reduzieren und Ihnen bleibt mehr Zeit als sonst. Das Gefühl von Stagnation / Langeweile können Sie im Homeoffice besser denn je bekämpfen. 

Aktuell sind unzählige gratis Weiterbildungen und Kurse online

Google Zukunftswerkstatt

In der kostenfreien und deutschsprachigen Zukunftswerkstatt stehen 23 Themen zur Verfügung. Erkunden Sie selbst die vollständige Themenliste. Von den ersten Schritte in der Online-Welt, die zugegeben echt banal sind, arbeiten Sie sich vor zu komplexen und anspruchsvollen Lektionen, die selbst erfahrene Marketeers überlegen lassen. Das Ganze gibt es auch als kostenfreie App für Android und iOS.

LinkedIn

LinkedIn bietet z.B. aktuell Schulungen und Leitfäden für effektiveres Arbeiten im Homeoffice. 

TED-Talk

Oder Sie füttern Ihr Gehirn von Zeit zu Zeit z.B. mit Ted-Talks (hier ein Link zu den 25 beliebtesten aller Zeiten).

Ivy-League Schulen

Falls Sie schon immer mal den Traum hatten, an einer der renommiertesten Universitäten der USA zu studieren, können Sie auch dies ab sofort gratis tun. Die 8 Ivy-League Schulen, zu denen z.B. auch Princeton, Harvard und Yale gehören, bieten aktuell 450 Kurse an. Und es gibt da draussen noch unfassbar viele weitere Möglichkeiten. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Google Analytics Academy

In der Google Analytics Academy lernen Sie kostenlos und auf deutsch Analyse Tools von Google kennen, mit denen Sie Ihr Online Geschäft dank Datenerfassung und KI-Analyse ausbauen können. Über die ersten zwei Kurse gibt es ein kostenfreies Erfolgszertifikat.

Abschließend kann ich sagen: Bei all den Daten und Fakten ist es wichtig, weder den Mut noch den eigenen Humor zu verlieren, denn Resilienz ist auch zu Zeiten von Corona unabdingbar. Das gilt für Arbeitnehmer als auch für die Chefs. Hier also noch ein bisschen Büro-Humor zum Schluß.

Die Autorin: 
Isabel Hollweck, Backoffice Managerin + Projektbüro bei der epco GmbH in Rösrath 

Fotos: epco GmbH 

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