Veranstaltungsplanung in Bergisch Gladbach leicht gemacht: Zentrale Ansprechpartnerin hilft bei Genehmigung auf öffentlichen Flächen

„Wie, ich brauche auch eine Beschallungsgenehmigung?“ „Ach, an die Toiletten haben wir gar nicht gedacht!“ So oder ähnlich klingen häufig die Rückmeldungen von Veranstaltern, die auf Bergisch Gladbacher Stadtgebiet ein Event durchführen möchten und dazu einiges an Voraussetzungen erfüllen oder Genehmigungen einholen müssen.

Oft sind es allein schon bei der Stadtverwaltung mehrere Stellen, die angesprochen oder angeschrieben werden müssen, um die Erlaubnis für eine Veranstaltung oder Genehmigungen für bestimmte Angebote zu erhalten. Das ist nun ein gutes Stück einfacher geworden, seitdem Christiane Tillmann als zentrale Ansprechpartnerin bei der Stadt Bergisch Gladbach für Veranstaltungen im öffentlichen Raum zur Verfügung steht. Ihre Stelle ist beim Stadtentwicklungsbetrieb angesiedelt.

„Dorffeste, Flohmärkte, Openair-Konzerte, Sportevents, Foodfeste“, so nennt Christiane Tillmann nur einige der in Frage kommenden Anlässe, für die sie als Kontaktperson bei der Stadt bereitsteht. „Die Veranstaltenden wenden sich an mich, und ich arbeite mit ihnen eine Checkliste durch, bei der nichts vergessen wird, was nötig oder empfehlenswert ist, um das geplante Event rechtssicher zu machen – ganz im Interesse der Anfragenden. Denn wenn etwas passiert und Genehmigung oder Versicherung fehlen, könnte es leicht unangenehm werden für die Verantwortlichen.“

Klassisches Beispiel ist auch die Planung von Polterabenden: „Wenn zum Beispiel die Straße vorm Haus gesperrt werden soll, macht es Sinn, sich an mich zu wenden, denn da gibt es einiges zu beachten.“ Aber auch „alte Hasen“, die schon seit Jahrzehnten im Geschäft sind, tun gut daran, sich an die zentrale Ansprechpartnerin zu wenden, allein schon, um ihre Termine zur Kenntnis zu bringen, oder um einfach zu schauen, ob alles rund läuft und nichts vergessen wurde. Ganz zu schweigen von der Organisation von Großevents wie Stadt- und Kulturfest oder Strundetalfest: „Hier laufen ganz unterschiedliche Bedürfnisse zusammen, die unter einen Hut gebracht werden müssen.“

Für Bürgermeister Frank Stein stand die Einrichtung der zentralen Koordination von Veranstaltungen weit oben auf der Wunschliste: „Unsere Stadt profitiert stark von Kultur und Unterhaltung im öffentlichen Raum. Die Hürden werden aber nicht niedriger, die übersprungen werden müssen, um solche Events durchzuführen. Wir möchten denjenigen, die sich für eine lebendige Szene in Bergisch Gladbach einsetzen, die Vorbereitungen so einfach wie möglich machen, sei es im rechtlichen, organisatorischen oder koordinatorischen Sinn.“

Genehmigungen brauchen Veranstaltende je nach der Wahl der Ortes zum Beispiel von StadtGrün, der städtischen Abteilung Verkehrsflächen oder/und der Ordnungsbehörde. Hinzu kommen in vielen Fällen Auflagen für Speisenausgabe und Ausschank, für Beschallung, Absperrungen, für Toiletten, Abfallentsorgung oder Naturschutz. All dies hat Christiane Tillmann im Hinterkopf, wenn es an die Vorbereitungen geht. „Sehr sinnvoll ist dabei eine möglichst frühzeitige Kontaktaufnahme, denn mancher Antrag braucht etwas Zeit.“

Weiterer wichtiger Aktionsradius für die Koordinatorin ist die Terminabstimmung. „In unserer Stadt sollen möglichst keine Events parallel stattfinden, die sich gegenseitig die Besucher wegnehmen“, erläutert Christiane Tillmann. So schaut sie in den städtischen Terminplaner und hat die bereits bestehenden Veranstaltungen im Blick. Darüber hinaus hat sie eine Übersicht über die aktuellen Antragsverfahren. Aber es können sich auch Gelegenheiten auftun, bei denen sich zwei Feste gegenseitig befruchten, so Tillmann: „In Refrath hatten wir in diesem Jahr parallel ein Radrennen und ein Familienfest. Ich habe die Veranstalter überzeugen können, dass man sich nichts gegenseitig wegnimmt, sondern eher die Besucher des einen Festes gern auch mal bei dem anderen vorbeischauen.“ In der Nachbetrachtung eine Sichtweise, die gut funktionierte.

Nicht nur für Veranstalter, auch für Betroffene am Rande einer Veranstaltung hat Christiane Tillmann ein offenes Ohr: „So rufen mich auch schon einmal Anwohner vor Dorffesten an, ob denn der Notarzt im Falle eines Falles noch durchkommt oder man mit seinem Auto die heimische Garage erreichen kann. Da beruhige ich oder vermittle auch, wenn es nötig ist, im Sinne aller Beteiligter.“

Bei der Arbeit von Christiane Tillmann steht ein Ziel immer ganz oben auf der Agenda: „Ich versuche, die Dinge möglich zu machen. Jedes Fest, das den Bürgerinnen und Bürgern von Bergisch Gladbach Freude bereitet, bringt einen Mehrwert für unsere Stadt und soll stattfinden können, wann und wo immer es sinnvoll und machbar ist.“

Christiane Tillmann ist telefonisch unter 02202 141279 zu erreichen. Auch auf den städtischen Internet-Seiten stehen Informationen zur Verfügung:

Quelle: Stadt Bergisch Gladbach

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